Soluzioni privacy, dps, informativa e consenso

L'Informativa

Come preparare un buona informativa, ma soprattutto, una informativa a norma.

Innanzitutto una precisazione importante: anche se l'informativa sembra un semplice "foglietto", riveste all'interno della normativa una grande importanza.

Infatti i casi di esonero, secondo il Decreto Legislativo 196/03, sono davvero limitati e in ogni caso differenziati da quelli previsti per il consenso.

Fornire l'informativa non è quindi un atto meramente burocratico, ma sostanziale, che, se dovuto, deve precedere in ogni caso la raccolta del consenso.

La stesura di una buona informativa, una informativa che può evitare al titolare le sanzioni previste dall'art. 161, deve essere necessariamente preceduta dalla raccolta dei dati in merito al trattamento effettuato.

Inoltre questo "foglietto" è di dominio pubblico e quindi, in caso di problemi, sarà a tutti evidente che non siete a norma, con conseguente rischio di sanzioni e sicura brutta figura con clienti, fornitori e partner.

Terminiamo facendo alcune osservazioni i merito ai contenuti sostanziali necessari della informativa.

- devono essere elencati e descritti brevemente i trattamenti (uno per uno);
- devono essere indicati le tipologie di dati che saranno soggetti dei trattamenti;
- devono essere indicate le finalità di raccolta dei dati (e quindi gli scopi, precisi, per cui il trattamento viene effettuato);
- devono essere indicate le modalità di trattamento dei dati (in modo preciso: quindi evitando di fare pappardelle in cui si citano generici strumenti telematici e informatici ....);
- devono essere individuate le categorie di soggetti cui i dati verranno comunicati (all'interno e all'esterno della azienda);

- deve essere stabilito l'ambito di diffusione dei dati.

Ci sono anche altre informazioni obbligatorie da riportare in informativa, che potrete trovare qui, ma che, per brevità, ora non elenchiamo.

In definitiva, l'informativa deve essere idonea, dato che il legislatore non distingue tra sanzioni per mancata informativa e inidonea informativa. Da quanto esposto sopra appare evidente che il primo errore che si può compiere è proprio quello di andare a copiare l'informatva di qualcun altro.

Addirittura, può succedere che all'interno della stessa azienda ci siano più informative (quella per i clienti sarà sicuramente differente da quella per il personale dipendente).

Molto spesso, quando interveniamo per mettere a norma una organizzazione, vediamo anche che, all'interno dello stesso servizio, ci possono essere più informative (esempio: la informativa per l'assunzione di un dirigente è spesso differente da quella di un operaio, anche della stessa azienda).

Non ci sentiamo quindi di proporre alcun "FacSimile" di informativa che potrebbe portare chi lo usa ad incontrare grossi problemi a livello sanzionatorio.

In ogni caso, basta fare una ricerca su Google per vedere che Internet che è piena di "Fac-Simili" di informative (anche al nostra sezione MaiDirePrivacy ....).

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